Datenschutzerklärung

1. Einleitung

Willkommen bei Nexvia Digital (ein Angebot der NEXVIA LTD, nachfolgend “wir”, “uns” oder “unser”). Wir bieten spezialisierte Softwarelösungen, digitale Infrastruktur und KI-gestützte Assistenzsysteme (wie z. B. KI-Telefonie-Chatbots und automatisierte Kommunikationslösungen) für den öffentlichen Dienst, Behörden, Kommunen, Gemeinden sowie öffentliche Institutionen und Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz (DACH-Region) an.

Neben der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 (“DSGVO”), der ePrivacy-Richtlinie und dem TDDDG beachten wir bei der Leistungserbringung für den öffentlichen Sektor die anwendbaren nationalen und landesrechtlichen Datenschutzvorschriften (wie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie die jeweiligen Landesdatenschutzgesetze der deutschen Bundesländer, das österreichische Datenschutzgesetz (DSG) sowie das schweizerische Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG/nDSG)).

Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten wir erheben, zu welchem Zweck, wie wir sie schützen, an wen wir sie weitergeben und welche Rechte Ihnen zustehen.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

NEXVIA LTD

Neofytou Nikolaidi & Theod. Kolokotroni

ONISIFOROU CENTER, 2nd floor

Agios Theodoros, 8011, Paphos, Cyprus

Registernummer: HE 489322

E-Mail: datenschutz@nexvia-digital.com

Nexvia Digital ist gemäß Art. 37 DSGVO nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Für alle datenschutzrelevanten Anfragen wenden Sie sich bitte an Diamond Keleta, Co-Gründer, unter datenschutz@nexvia-digital.com.

3. Hosting & Infrastruktur

3.1 Website-Hosting — Framer (AWS EU)

Unsere Website wird mit Framer (Framer B.V., Rozengracht 175C, 1016 LZ Amsterdam, Niederlande) erstellt und gehostet. Framer betreibt die Infrastruktur auf Servern von Amazon Web Services (AWS) im EU-Rechenzentrum Frankfurt (Deutschland).

Auf dieser Website erhobene personenbezogene Daten werden auf diesen Servern gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Wir haben mit Framer einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Datenschutzerklärung Framer: https://www.framer.com/privacy/

3.2 Domain-Registrierung — GoDaddy

Unsere Domain ist bei GoDaddy Inc. (100 S. Mill Ave., Suite 1600, Tempe, AZ 85281, USA) registriert. GoDaddy ist nach dem EU-US-Datenschutzrahmenwerk (DPF) zertifiziert.

Datenschutzerklärung GoDaddy: https://www.godaddy.com/legal/agreements/privacy-policy

3.3 Cookie-Consent-Management — Cookiebot

Wir verwenden Cookiebot, eine Consent-Management-Plattform von Usercentrics A/S (Havnegade 39, 1058 Kopenhagen, Dänemark), um die Cookie-Einwilligung auf unserer Website zu verwalten. Cookiebot scannt unsere Website auf Cookies, zeigt Besuchern ein Einwilligungs-Banner an und speichert Einwilligungsnachweise.

Bei der Interaktion mit unserem Cookie-Banner erhebt Cookiebot: Ihren Einwilligungsstatus, Datum und Uhrzeit der Einwilligung, Ihre anonymisierte IP-Adresse, Browsertyp sowie die URL, auf der die Einwilligung erteilt wurde. Diese Daten dienen ausschließlich dem Nachweis und der Dokumentation der Einwilligung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung zur Dokumentation von Einwilligungen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an nachweisbaren Einwilligungsnachweisen).

Datenübermittlung: Einwilligungsdaten werden auf Servern von Usercentrics innerhalb der EU gespeichert. Wir haben mit Usercentrics A/S einen AVV geschlossen.

Datenschutzerklärung Cookiebot: https://www.cookiebot.com/de/privacy-policy/

4. Erhobene Daten und Verarbeitungszwecke

4.1 Kontaktformular

Wenn Sie unser Kontaktformular absenden, erheben wir folgende personenbezogene Daten:

Vorname und Nachname

E-Mail-Adresse

Telefonnummer

Nachrichteninhalt

Wir erheben ausschließlich personenbezogene Daten, die für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke unbedingt erforderlich sind, entsprechend dem Grundsatz der Datensparsamkeit gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die im Kontaktformular als Pflichtfelder gekennzeichneten Felder (Vorname, E-Mail-Adresse und Nachricht) sind zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich. Alle weiteren Felder (Nachname, Telefonnummer) sind optional und freiwillig.

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage und Aufbau bzw. Pflege einer Geschäftsbeziehung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) und/oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Geschäftsanfragen).

Speicherdauer: Bis zu 24 Monate, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. handels- oder steuerrechtlich 6–10 Jahre) eine längere Aufbewahrung erfordern.

4.2 E-Mail-Kommunikation — Google Workspace

Kontaktformular-Einsendungen werden an unsere Geschäfts-E-Mail-Adresse info@nexvia-agency.de zugestellt, die über Google Workspace (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; sowie Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA) betrieben wird.

Alle personenbezogenen Daten, die Sie über unser Kontaktformular übermitteln – sowie jede nachfolgende E-Mail-Kommunikation – werden auf den Servern von Google im Rahmen unserer E-Mail-Infrastruktur verarbeitet und gespeichert. Dazu gehören Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Nachrichteninhalt.

Zweck: Geschäftliche Kommunikation und Beantwortung von Anfragen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Kommunikation) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Nutzung einer professionellen E-Mail-Plattform).

Drittlandübermittlung: Durch EU-US-DPF und Standardvertragsklauseln abgesichert. AVV mit Google geschlossen.

Speicherdauer: Entsprechend unserer allgemeinen Aufbewahrungsrichtlinie sowie gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre für Geschäftskorrespondenz nach Handelsrecht).

Google Workspace Datenschutzhinweis: https://workspace.google.com/terms/privacy.html

4.3 Kontaktdaten von Kunden

Im Rahmen der Erbringung unserer Beratungsleistungen für Händlerkunden verarbeiten wir personenbezogene Daten von Ansprechpartnern und Vertretern der Kundenorganisationen. Dies kann folgende Daten umfassen: vollständiger Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Berufsbezeichnung sowie personenbezogene Daten, die im Verlauf der Zusammenarbeit ausgetauscht werden (z. B. in E-Mails, Verträgen, Onboarding-Gesprächen oder Projektunterlagen).

Zweck: Erbringung der vereinbarten Beratungsleistungen, Verwaltung der Kundenbeziehung sowie Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Verpflichtungen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z. B. Rechnungslegung, Steuerunterlagen); sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an der Pflege laufender Kundenbeziehungen.

Speicherdauer: Kundenkontaktdaten werden für die Dauer der Vertragsbeziehung und bis zu 10 Jahre danach gespeichert, entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten. Nach Ablauf aller anwendbaren Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht.

4.4 Website-Analyse — Google Analytics 4

Wir setzen Google Analytics 4 von Google Ireland Limited und Google LLC ein. Google Analytics verwendet Cookies, um die Nutzung unserer Website auszuwerten, einschließlich anonymisierter IP-Adresse, Browsertyp, aufgerufener Seiten, Verweildauer und allgemeinem Standort.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG – Ihre ausdrückliche Einwilligung über unser Cookiebot-Banner. Analyse-Cookies werden erst nach Ihrer Einwilligung gesetzt.

Drittlandübermittlung: Durch EU-US-DPF und Standardvertragsklauseln abgesichert. AVV mit Google geschlossen.

Speicherdauer: 14 Monate.

Widerruf: Einwilligung jederzeit über Cookie-Einstellungen (Footer-Link) widerrufbar oder über das Google Analytics Opt-out-Add-on: tools.google.com/dlpage/gaoptout

Datenschutzerklärung Google: https://policies.google.com/privacy

4.5 Server-Logfiles

Beim Seitenaufruf übermittelt Ihr Browser technische Daten (IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL, Datum/Uhrzeit, aufgerufene Seiten), die vorübergehend in Server-Logfiles gespeichert werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an Sicherheit und Betrieb der Website.

Speicherdauer: Maximal 7 Tage.

4.6 Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Wir setzen keine automatisierten Entscheidungsprozesse oder Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO ein. Es werden keine Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich bedeutsamer Wirkung auf Basis einer ausschließlich automatisierten Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten getroffen.

5. Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website verwendet Cookies, die über Cookiebot verwaltet werden. Wir unterscheiden folgende Kategorien:

Technisch notwendige Cookies

Für den Betrieb der Website und die Speicherung Ihrer Cookie-Einwilligungspräferenzen erforderlich. Nicht deaktivierbar. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO / § 25 Abs. 2 TDDDG.

Analyse- / Performance-Cookies

Google Analytics-Cookies zur Auswertung der Website-Nutzung. Werden erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung aktiviert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO / § 25 Abs. 1 TDDDG.

Einwilligung jederzeit über den Cookie-Einstellungen-Link im Footer verwaltbar oder widerrufbar. Eine vollständige Cookie-Liste finden Sie in der von Cookiebot generierten Cookie-Richtlinie.

6. Rechtsgrundlagen im Überblick

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (Analyse-Cookies)

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vorvertragliche Maßnahmen / Vertragserfüllung (Kontaktformular, E-Mail-Anfragen)

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung (Aufbewahrungspflichten, Einwilligungsdokumentation)

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigte Interessen (Hosting, Sicherheit, Geschäftskommunikation)

§ 25 Abs. 1 TDDDG – Einwilligung für Cookie-/Gerätezugriff (Deutschland)

§ 25 Abs. 2 TDDDG – Ausnahme für technisch notwendige Cookies (Deutschland)

7. Weitergabe von Daten an Dritte

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich an folgende Auftragsverarbeiter, alle gebunden durch AVV gemäß Art. 28 DSGVO:

Framer B.V. (Niederlande) – Website-Hosting auf AWS EU Frankfurt

Google Ireland Limited / Google LLC (USA) – Google Workspace E-Mail, Google Analytics 4

Usercentrics A/S / Cookiebot (Dänemark) – Cookie-Consent-Management

GoDaddy Inc. (USA, DPF-zertifiziert) – Domain-Registrierung

Behörden und Gerichte – soweit gesetzlich verpflichtend

8. Drittlandübermittlungen

Einige Auftragsverarbeiter (insbesondere Google und GoDaddy) haben ihren Sitz in den USA. Wir stellen durch folgende Garantien ein angemessenes Schutzniveau sicher:

EU-US-Datenschutzrahmenwerk (DPF) – für Google und GoDaddy

Standardvertragsklauseln (SCC) der EU-Kommission – Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO

Eine Kopie der anwendbaren Garantien kann auf Anfrage angefordert werden.

9. Ihre Rechte als betroffene Person

Gemäß DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) – jederzeit mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung Ihrer Rechte: datenschutz@nexvia-agency.de

Wir antworten innerhalb von 30 Tagen. Die Ausübung ist kostenlos.

10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Datenschutz ist uns ein echtes Anliegen – wir gehen stets sorgfältig und verantwortungsvoll mit Ihren personenbezogenen Daten um. Sollten Sie dennoch Fragen oder Bedenken hinsichtlich unserer Datenverarbeitung haben, empfehlen wir Ihnen, sich zunächst direkt an uns zu wenden: datenschutz@nexvia-agency.de. Wir bemühen uns, jedes Anliegen schnell und transparent zu klären. Sollten Sie der Ansicht sein, dass Ihr Anliegen nicht zufriedenstellend beantwortet wurde, steht Ihnen gemäß DSGVO das Recht zu, sich an die zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden:

Kommissarin für den Schutz personenbezogener Daten (Zypern)

Website: www.dataprotection.gov.cy

E-Mail: commissioner@dataprotection.gov.cy

Wenn Sie in Deutschland ansässig sind, können Sie sich alternativ an die für Sie zuständige Landesdatenschutzbehörde wenden.

11. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten, einschließlich SSL/TLS-Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßiger Sicherheitsüberprüfungen. Eine vollständige Absicherung der Datenübertragung im Internet ist nicht möglich.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu aktualisieren. Die jeweils aktuelle Version wird auf dieser Seite mit dem gültigen Datum veröffentlicht. Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie in angemessener Weise informieren.